Teamassistenz/ Office Coordinator (m/w/d)
Über die Rolle
Als Team Assistenz/ Office Coordinator unterstützt du das Team vor Ort in Papenburg bei administrativen, organisatorischen und operativen Aufgaben und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei. Du koordinierst Reisen und Meetings, pflegst wichtige Daten und Berichte, unterstützt Projektaktivitäten und sorgst proaktiv dafür, dass interne und externe Stakeholder jederzeit optimal betreut werden.
Du wirst Teil eines Teams, das fest in unseren Disney‑Werten verankert ist – wir handeln mit Integrität, heißen alle durch Inklusion willkommen, leben grenzenlose Kreativität, arbeiten durch Zusammenarbeit gemeinsam und kümmern uns mit Herz um unsere Gemeinschaft. Diese Werte prägen, wie wir arbeiten und wie wir uns jeden Tag gegenseitig unterstützen.
Diese Stelle ist vor Ort am Werft-Standort in Papenburg. Die Stelle ist auf November 2026 bis Dezember 2030 befristet.
Zu deinen Aufgaben gehören im Wesentlichen:
- Unterstützung des Standortteams bei täglichen organisatorischen und administrativen Fragestellungen sowie eigenverantwortliche Bearbeitung routinemäßiger Herausforderungen im Tagesgeschäft
- Verwaltung und Organisation von Büromaterialien einschließlich Bestandskontrolle, Bestellung und kontinuierlicher Optimierung der Materialverwaltung
- Planung und Koordination von Meetings, Videokonferenzen und weiteren Teamaktivitäten einschließlich der Unterstützung der Kalenderverwaltung
- Pflege von Organisationsübersichten und Verteilerlisten sowie Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen, Auswertungen und Zusammenfassungen für unterschiedliche Zielgruppen
- Planung und Organisation interner Veranstaltungen wie Jubiläen, Lunch & Learn Sessions oder Teamevents
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden als zentrale Ansprechperson für Fragen zu Prozessen, Tools und Arbeitsabläufen
- Koordination von Geschäftsreisen inklusive Unterkünften und Transport in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern sowie kontinuierliche Optimierung der dazugehörigen Prozesse
- Koordination von Unterkünften, Transport und Logistik (u.a. Schlüsselübergaben, Reinigungspläne und Parkausweise) sowie “Know before you go” Reiseguides
- Pflege von Reise- und Planungstools (z.B. Smartsheet) sowie Erstellung zielgerichteter Dashboards
- Aufbereitung relevanter Informationen und Berichte sowie Unterstützung der Projektleitungen bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings und der Kommunikation mit Projektteams
Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren administrativen Funktion
- Bereitschaft zu projektbedingten Dienstreisen und der Präsenz an weiteren Standorten, wie Emden, während der Projektphasen
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise
- Proaktive, lösungsorientierte Denkweise und selbstständige Arbeitsweise
- Flexibilität, Belastbarkeit und eine souveräne Herangehensweise an neue Aufgaben
- Serviceorientierung und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Sta
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office Anwendungen sowie der Umgang mit Daten und Reports
Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Diversität und Vielfalt. Daher berücksichtigen wir alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.